Départ : documents pour locataires en Belgique

En tant que locataire en Belgique, rassembler les documents relatifs aux clés et aux relevés de compteurs au départ est essentiel pour éviter les conflits avec votre bailleur. Ce guide explique étape par étape quels papiers et preuves conserver, par exemple un formulaire de remise des clés signé, des photos des relevés de compteurs et un journal des relevés notés au moment du départ. Vous y trouverez aussi les délais importants, comment organiser et conserver des copies numériques et papier, et quelles démarches suivre pour renforcer votre dossier lors de l’état des lieux ou d’un litige sur le dépôt de garantie. Le contenu est clair et destiné aux locataires belges.

Quels documents rassembler

Lors du départ d’un logement loué, des pièces justificatives claires sont souvent déterminantes. Conservez toujours des copies numériques et papier et notez les dates et heures.

• Formulaire de remise des clés signé avec date et signatures.
• Relevés de compteurs notés au moment du départ, avec date et heure.
• Photos des compteurs et des pièces susceptibles d’entraîner un litige, de préférence horodatées.
• Justificatifs de paiement pour le loyer et les services publics, y compris les dernières factures.
• Correspondance et e-mails concernant les accords de départ et la remise des clés.

Étapes pratiques pour le départ

Suivez un ordre fixe pour pouvoir prouver plus tard ce qui a été fait : noter, photographier, remettre et archiver.

1. Notez les relevés de compteurs immédiatement au départ en indiquant la date et l'heure.
2. Prenez des photos nettes de chaque affichage et des pièces importantes comme preuve.
3. Remettez les clés en main propre et faites signer un reçu de remise des clés.
4. Envoyez une confirmation par e‑mail après la remise et conservez l’e‑mail envoyé comme preuve.
5. Vérifiez le décompte final et les conditions de restitution du dépôt de garantie dans les délais légaux.

Foire aux questions

Quels justificatifs dois-je conserver au départ?

Conservez le formulaire de remise des clés signé, les photos des relevés de compteurs, les preuves de paiement et les e-mails pertinents comme dossiers justificatifs.

Comment prouver les relevés de compteurs au propriétaire?

Notez les relevés au moment du départ, prenez des photos avec date et heure et envoyez-les par e‑mail au propriétaire pour fixer la date et l’accusé de réception.

Dois‑je enregistrer le contrat de location?

Certaines locations exigent l’enregistrement via des canaux officiels ; vérifiez les règles et procédures régionales pour connaître vos droits et obligations.^[2]

Comment faire

1. Vérifiez et notez les relevés de compteurs avec date et heure comme première étape.
2. Prenez des photos des compteurs et des éventuels défauts comme preuve visuelle.
3. Préparez un court formulaire de remise des clés et assurez‑vous que locataire et bailleur signent.
4. Envoyez immédiatement après la remise une confirmation par e‑mail et conservez cet e‑mail.
5. Suivez la procédure de restitution du dépôt et conservez tous les justificatifs jusqu’à la clôture du dossier.

Aide et support / Ressources

• MyRent - enregistrement des contrats de location
• Flandre - information logement et location
• Justel - législation fédérale et régionale

1. [1] MyRent - enregistrement des contrats de location
2. [2] Flandre - information logement et location